1. Was ist eine Versorgungsordnung?

Die Versorgungsordnung ist eine arbeitsrechtliche Regelung, die verbindlich die Rahmenbedingungen der betrieblichen Altersvorsorge im Unternehmen festlegt. Sie definiert als “Rechtsbegründungsakt” zur bAV, welche bAV-Leistungen unter welchen Voraussetzungen für welche Mitarbeitenden gelten – und stellt sicher, dass alle Beschäftigten nach einheitlichen Kriterien behandelt werden.

Gesetzlich ist eine Versorgungsordnung zwar nicht vorgeschrieben. In der Praxis ist sie aber empfehlenswert, sobald ein Unternehmen eine bAV anbietet – sei es durch Entgeltumwandlung, Arbeitgeberzuschüsse oder eine vollständig arbeitgeberfinanzierte Versorgung. Denn ohne schriftliche Regelung entstehen schnell Unklarheiten, die zu rechtlichen Risiken führen können. Gleichzeitig signalisiert eine professionelle Versorgungsordnung den Mitarbeitenden, dass der Arbeitgeber das Thema Altersvorsorge ernst nimmt – und kann so die Wahrnehmung der bAV als hochwertigen Benefit stärken.

Mehr zu den Grundlagen der bAV erfährst Du hier.

2. Welche Risiken entstehen ohne Versorgungsordnung?

Ohne eine schriftlich fixierte Versorgungsordnung bewegt sich die bAV in einer rechtlichen Grauzone. Die häufigsten Risiken:

Betriebliche Übung: Gewährt ein Arbeitgeber über längere Zeit bAV-Leistungen nach einem bestimmten Muster – etwa einen bestimmten Zuschuss –, ohne dies schriftlich zu regeln, kann daraus ein Rechtsanspruch für alle Mitarbeitenden entstehen. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat wiederholt entschieden, dass bereits eine dreimalige gleichförmige Wiederholung einer Leistung eine betriebliche Übung begründen kann.

Verstoß gegen den Gleichbehandlungsgrundsatz: Der arbeitsrechtliche Gleichbehandlungsgrundsatz verlangt, dass Arbeitgeber vergleichbare Mitarbeitende bei freiwilligen Leistungen wie der bAV nicht ohne sachlichen Grund ungleich behandeln. Wer ohne klare Regelung einzelnen Mitarbeitenden unterschiedliche Zuschüsse zahlt, riskiert Nachforderungen.

Unklare Leistungszusagen: Ohne schriftliche Dokumentation bleibt gegebenenfalls unklar, welche Zusageart gilt – also ob der Arbeitgeber eine Leistungszusage, eine beitragsorientierte Leistungszusage oder eine Beitragszusage mit Mindestleistung erteilt hat. Das kann im Versorgungsfall zu Streitigkeiten über die Höhe der Leistung führen.

Fehlende Änderungsvorbehalte: Möchte ein Unternehmen seine bAV-Regelung später anpassen – etwa den Durchführungsweg wechseln oder die Zuschusshöhe ändern –, ist das ohne entsprechende Vorbehalte in der Versorgungsordnung deutlich schwieriger. Fehlt ein Änderungsvorbehalt, greifen (noch) strengere arbeitsrechtliche Hürden. 

3. Was regelt eine Versorgungsordnung konkret?

Eine Versorgungsordnung sollte die zentralen Parameter der bAV klar und eindeutig festlegen. Zu den typischen Inhalten gehören:

Durchführungsweg und Anbieter: Die Versorgungsordnung legt fest, welcher der fünf gesetzlichen Durchführungswege (mehr erfahren) genutzt wird – in der Praxis ist die Direktversicherung der häufigste Weg, insbesondere bei kleinen und mittleren Unternehmen. Ebenso wird der konkrete bAV-Anbieter benannt.

Berechtigter Personenkreis und Zugangsvoraussetzungen: Grundsätzlich haben alle Arbeitnehmer:innen einen gesetzlichen Anspruch auf Entgeltumwandlung (§ 1a BetrAVG). Die Versorgungsordnung regelt darüber hinaus, ob und unter welchen Voraussetzungen der Arbeitgeber eigene Zuschüsse zahlt – etwa ab einer bestimmten Betriebszugehörigkeit oder Probezeit. Ebenso kann sie festlegen, welche Mitarbeitendengruppen von bestimmten Leistungen ausgeschlossen sind – etwa befristet Beschäftigte, Werkstudent:innen oder Mitarbeitende in der Probezeit. Auch eine Differenzierung nach sachlichen Kriterien ist möglich, etwa zwischen verschiedenen Mitarbeitendengruppen. Wichtig: Eine solche Differenzierung muss dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) und dem arbeitsrechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatz entsprechen.

Finanzierung und Zuschusshöhe: Die Versorgungsordnung definiert, ob die bAV durch Entgeltumwandlung, Arbeitgeberbeiträge oder Mischfinanzierung gespeist wird. Sie legt die Höhe des Arbeitgeberzuschusses fest – mindestens 15 % auf umgewandelte Beiträge sind seit 2022 gesetzlich vorgeschrieben (§ 1a Abs. 1a BetrAVG). Viele Unternehmen gehen darüber hinaus.

Art der Zusage: Es wird festgelegt, welche Art von Zusage gemacht wird: (reine) Leistungszusage, Beitragszusage mit Mindestleistung (BZML), Beitragsorientierte Leistungszusage (BOLZ) oder reine Beitragszusage (rBZ - aktuell nur in Sozialpartnermodellen).

Leistungsumfang: Neben der Altersrente kann die Versorgungsordnung auch Regelungen zu Invaliditäts- und Hinterbliebenenleistungen enthalten.

Umgang mit bestehenden und neu eintretenden Mitarbeitenden: Die Versorgungsordnung sollte regeln, wie mit Mitarbeitenden verfahren wird, die bereits bAV-Verträge aus früheren Arbeitsverhältnissen mitbringen, und unter welchen Bedingungen neu eintretende Mitarbeitende in die bAV aufgenommen werden. Das schafft Klarheit für HR-Teams und vermeidet Einzelfallentscheidungen.

Entgeltfreie Zeiten: Besonders bei arbeitgeberfinanzierter bAV ist es wichtig festzulegen, was in entgeltfreien Zeiten geschieht – etwa während Elternzeit, Langzeiterkrankung oder Sabbatical. Wird die Beitragszahlung in diesen Phasen fortgesetzt, ausgesetzt oder anteilig geleistet? Ohne klare Regelung entstehen hier leicht uneinheitliche Handhabungen und potenzielle Gleichbehandlungsprobleme.

Regelungen bei Ausscheiden: Die Versorgungsordnung sollte festhalten, welche Optionen Mitarbeitende bei Jobwechsel haben: Beitragsfreistellung, Übertragung zum neuen Arbeitgeber oder Fortführung als private Versicherung.

4. Wie wird eine Versorgungsordnung im Unternehmen umgesetzt?

Die Umsetzung einer Versorgungsordnung ist arbeitsrechtlich geregelt. Die unterschriebene Versorgungsordnung wird entweder am schwarzen Brett bzw. im Intranet bekannt gemacht oder als Anlage zu den Arbeitsverträgen individuell ausgehändigt. Dies reicht arbeitsrechtlich als Rechtsbegründungsakt aus.

Zusätzliche Pflicht nach dem Nachweisgesetz: Nach der ab dem 1. Januar 2025 geltenden, vereinfachten Fassung des Nachweisgesetzes muss die Versorgungsordnung darüber hinaus in Textform individuell allen Mitarbeitenden übermittelt werden – beispielsweise per E-Mail mit der Versorgungsordnung als PDF-Anlage. Der Arbeitgeber muss zur Bestätigung des Empfangs auffordern. Wichtig: Die Aufforderung zur Empfangsbestätigung ist ausreichend – eine tatsächliche Bestätigung durch die Mitarbeitenden ist nicht erforderlich. Hat der Arbeitgeber die Versorgungsordnung bereits in Papierform eigenhändig unterschrieben an alle Mitarbeitenden ausgehändigt, entfällt die Pflicht zum zusätzlichen elektronischen Versand.

5. Worauf sollten Arbeitgeber bei der Erstellung achten?

Die Versorgungsordnung ist ein Dokument mit weitreichenden juristischen Folgen. Fehler oder Lücken können teuer werden – sei es durch ungewollte Leistungsansprüche, fehlende Änderungsvorbehalte oder Verstöße gegen den Gleichbehandlungsgrundsatz.

Deshalb gilt: Die Erstellung sollte von spezialisierten Fachleuten begleitet werden. Viele bAV-Vermittler unterstützen Arbeitgeber heute auch bei der Erstellung einer rechtssicheren Versorgungsordnung (oft auf Basis von Muster-Versorgungsordnungen).

Zudem empfiehlt es sich, die Versorgungsordnung regelmäßig zu überprüfen – insbesondere bei Gesetzesänderungen, Wechsel des bAV-Anbieters oder wesentlichen Änderungen in der Unternehmensstruktur.

Fazit: Eine Versorgungsordnung schafft Klarheit – für alle Beteiligten

Eine Versorgungsordnung ist kein bürokratisches Nice-to-have, sondern ein essenzielles Steuerungsinstrument für die betriebliche Altersvorsorge. Sie schafft Transparenz für Mitarbeitende, Rechtssicherheit für den Arbeitgeber und ermöglicht eine einheitliche, nachvollziehbare Handhabung der bAV im gesamten Unternehmen. Wer eine bAV einführt oder bereits anbietet, sollte die Erstellung einer professionellen Versorgungsordnung nicht aufschieben.

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